Propuesta · Corte al Día
Cortes de ruta y reportes directivos, sin captura manual
Un agente lee los cortes y tickets que sus cobradores ya mandan por WhatsApp, valida cada importe y alimenta un tablero directivo que se actualiza solo.
Los cobradores trabajan igual. Lo de después ya no es manual
Hoy el corte diario de cada ruta llega por WhatsApp, se copia a mano a otros formatos y se cruza con unos 25 reportes de cobranza bajados a Excel para armar los reportes de la dirección.
LA PROPUESTA
Un agente lee cada corte y cada ticket en los grupos de ruta, valida los importes y los guarda en una base de datos de la financiera. El cuadre por ruta y los reportes directivos se actualizan al minuto, y la dirección recibe un resumen diario en su WhatsApp.
Cada punto de la sesión del 12 de noviembre, con su respuesta
| Lo que se planteó | Cómo lo resolvemos |
|---|---|
| Los cortes (recuperación, colocación y gastos) llegan por grupos de WhatsApp y se calculan a mano. | El agente los lee y los convierte en movimientos registrados. |
| Los tickets de gastos llegan como foto, o podrían llegar en PDF. | Lee fotos y PDF, extrae importe, fecha y concepto, y guarda el comprobante. |
| Tres reportes directivos de gastos, ingresos y egresos, armados en Excel. | Tablero con esos reportes, actualizado con cada movimiento y exportable a Excel. |
| Unos 25 reportes de cobranza del sistema rentado que se bajan a Excel. | Conexión con el sistema o, si no hay acceso, importación automática de sus archivos. |
| Un agente que dé reportes, sin contestar mensajes. | No conversa ni escribe en los grupos. Envía un resumen diario a la dirección. |
| Si se puede, que capture directamente en el software. | Incluido si la API del proveedor permite escribir. |
Del mensaje del cobrador al reporte, en segundos
- 01Llega el corteTexto, foto o PDF en el grupo de la ruta
- 02Se extraeRecuperación, colocación, gastos y depósito, con ruta y fecha
- 03Se validaContra el historial de la ruta y del crédito. Lo repetido cuenta una vez
- 04Se cuadraLo que la ruta debía entregar contra lo que entregó
- 05Se reportaTablero al minuto y resumen diario para la dirección
EJEMPLO
Un crédito con saldo de $50,000 y pagos habituales de $5,500 recibe un pago de $55,000. El agente no lo registra: lo marca y le pregunta al supervisor el monto correcto. El reporte solo toma datos confirmados.
Seis piezas, un solo proyecto
| Pieza | Qué hace |
|---|---|
| A · Agente en los grupos | Un número dedicado de la financiera en cada grupo de ruta. Lee texto, fotos y PDF; nunca escribe en los grupos. Las dudas van por mensaje directo al supervisor. |
| B · Validación y cuadre | Detecta duplicados y montos fuera de lo normal. Marca cada ruta como cuadra, faltante, sobrante o sin corte. Bandeja para que el supervisor confirme o corrija, con historial de cambios. |
| C · Base de datos e integración | Historial completo de rutas, cobradores, movimientos y comprobantes, propiedad de la financiera. Conexión con el sistema rentado según la sección 05. |
| D · Tablero directivo | Sus tres reportes con sus mismos criterios, por día, ruta y cobrador. Exportación a Excel. Acceso por usuario desde computadora y celular. |
| E · Resumen diario | Mensaje a la dirección al cierre del día: recuperación, colocación, gastos, diferencias y rutas pendientes. |
| F · Arranque | Configuración de rutas y reglas, carga inicial, piloto con dos o tres rutas, capacitación y documentación. |
Detalle de cada pieza
A · Agente en los grupos de ruta
- Un número de WhatsApp dedicado de la financiera, vinculado al agente y agregado a cada grupo de ruta como un integrante más.
- Lectura de mensajes de texto, fotos y PDF de tickets. Extracción de importe, concepto, fecha, ruta y cobrador.
- Clasificación en recuperación, colocación, gasto y depósito, según el formato real de sus cortes.
- Solo lee: nunca escribe en los grupos ni contesta mensajes. Cuando falta un dato o algo no cuadra, avisa por mensaje directo al supervisor de la ruta.
- Cada comprobante queda guardado y ligado al movimiento que lo originó.
B · Validación y cuadre del corte
- Cálculo del efectivo que cada ruta debía entregar y comparación con lo depositado o entregado.
- Estado de cada ruta: cuadra, faltante, sobrante o sin corte.
- Detección de duplicados, como el mismo importe enviado en texto y en foto, y de montos fuera de lo normal para la ruta o el crédito.
- Revisión del total del corte contra la suma de sus tickets.
- Bandeja de pendientes para que el supervisor confirme o corrija. Ningún importe se borra: las correcciones quedan con su motivo y quién las hizo.
C · Base de datos e integración
- Base de datos de la financiera con el historial de rutas, cobradores, movimientos, tickets y cortes. Exportable completa en cualquier momento.
- Conexión con el sistema rentado para leer cartera y cobranza, si el proveedor da acceso por API o a la base de datos.
- Sin ese acceso: importación automática de los reportes que hoy se descargan a Excel, en el formato en que salen.
- Escritura de movimientos en el sistema rentado solo si su API lo permite.
D · Tablero y reportes directivos
- Los tres reportes que hoy se presentan a la dirección (gastos, ingresos y egresos), con los mismos criterios que usan ahora.
- Vista por día, por ruta y por cobrador, con el detalle de cada movimiento y su comprobante.
- Diferencias de efectivo y rutas sin corte, visibles en cuanto ocurren.
- Exportación a Excel de cualquier vista. Acceso desde computadora y celular, con usuarios y permisos por función.
E · Resumen diario por WhatsApp
- Mensaje automático a la dirección al cierre del día: recuperación, colocación, gastos, diferencias y rutas pendientes.
- Horario, destinatarios y contenido definidos con ustedes.
F · Arranque
- Configuración de rutas, cobradores, conceptos de gasto y reglas de validación.
- Carga inicial de la información que nos compartan: catálogo de rutas y el periodo de historial que acordemos.
- Piloto con dos o tres rutas, comparado contra el proceso manual, antes de conectar todas.
- Una sesión de capacitación para oficina y dirección, y una guía breve para supervisores.
- Documentación del sistema: arquitectura, datos, reglas y operación.
No partimos de cero: el lector de grupos ya opera en producción y el registro de movimientos parte del motor financiero que construimos para otra financiera. Fuera de este alcance, y cotizables después: consulta por chat desde Claude o ChatGPT, app para cobradores, agente de cobranza y facturación.
No lo reemplazamos: nos conectamos a él
Solo necesitamos acceso a sus datos. Para la reunión con su proveedor, estas son las preguntas:
- 01
¿Tiene API, o puede darnos un usuario de solo lectura a la base de datos?
Es lo indispensable para leer cartera, pagos y cobranza.
- 02
¿La API permite escribir?
Así el agente podría capturar los pagos directamente en el sistema.
- 03
¿Los reportes de cobranza se pueden programar para que lleguen solos?
Por correo o a una carpeta. Es la alternativa si no hay API.
- 04
¿Tiene costo el acceso?
Y si sus datos se pueden exportar completos en cualquier momento.
Con o sin API, el precio y el plazo son los mismos. Sin API, alguien sigue exportando los reportes, pero ya nadie los cruza a mano.
Cuatro semanas y un pago único
DESARROLLO E IMPLEMENTACIÓN · PAGO ÚNICO
$68,500 MXN + IVA
Las seis piezas de la sección 04, con piloto, capacitación y 90 días de garantía.
| Operación administrada, desde la entrega | Hosting, base de datos, monitoreo, respaldos, soporte y ajustes menores. | $3,500 / mes + IVA |
| Consumo de IA y WhatsApp | Se paga directo a cada proveedor, sin margen. Lo medimos en el piloto. | Según uso |
Los datos son de la financiera y se pueden exportar completos en cualquier momento. El código desarrollado se les transfiere al liquidar. Propuesta vigente por 30 días.
Lo que necesitamos de ustedes
SOBRE WHATSAPP
La conexión oficial de WhatsApp para empresas no permite entrar a grupos existentes, así que el número se vincula como un teléfono más, en modo de solo lectura. Es como operamos nuestros propios grupos. Si WhatsApp llegara a restringir el número, los cobradores mandan el mismo corte a un número oficial por chat directo, sin costo adicional y sin cambiar el resto del sistema.
Adolfo Rangel Prado · HEYAY LABS · adolfo@heyaylabs.com · WhatsApp +52 33 1450 9643